Khi có nhiều dự án cùng lúc, thứ giết năng suất không phải khối lượng mà là việc chuyển qua lại liên tục.
Chi phí của việc chuyển việc
Mỗi lần chuyển sang dự án khác, phải mất thời gian nạp lại bối cảnh — nhớ lại yêu cầu, giọng văn, và đang viết tới đâu.
Làm ba dự án xen kẽ trong một ngày tốn nhiều hơn hẳn so với làm mỗi dự án một buổi.
Gom việc cùng loại
Dành buổi cho việc tìm hiểu, buổi cho việc viết, buổi cho việc sửa.
Các loại việc này dùng dạng tập trung khác nhau, và trộn lẫn làm cả ba đều kém.
Một chỗ duy nhất để nhìn thấy mọi việc
Không cần công cụ phức tạp — một danh sách cũng đủ.
Điều quan trọng là nó phải có tất cả, không phải một phần nằm trong đầu và một phần nằm trong hộp thư.
Ghi cho mỗi dự án
Yêu cầu đã chốt, hạn giao, đang ở bước nào, và đang chờ gì từ bên kia.
Mục cuối quan trọng: nhiều dự án đứng im vì đang chờ phản hồi mà không ai nhắc.
Nhận bao nhiêu là vừa
Nhận theo thời gian thật mình có, không theo cảm giác.
Đây là lý do phải biết một bài thật sự tốn bao nhiêu giờ.
Nhận quá tay rồi giao trễ hại quan hệ hơn là từ chối ngay từ đầu.
Chừa khoảng dự phòng
Việc luôn phát sinh, và bên đặt hàng luôn phản hồi chậm hơn hẹn.
Lịch kín 100% là lịch chắc chắn vỡ.
Khi bị quá tải
Báo sớm và đề xuất hạn mới. Báo trước hai tuần khác hẳn báo vào ngày đến hạn.
Hỏi đáp nhanh
Thứ gì giết năng suất khi có nhiều dự án?
Việc chuyển qua lại liên tục giữa các dự án — mỗi lần chuyển phải mất thời gian nạp lại bối cảnh.
Gom việc cùng loại nghĩa là gì?
Dành buổi cho việc tìm hiểu, buổi cho việc viết, buổi cho việc sửa — vì các loại việc này dùng dạng tập trung khác nhau.
Nên ghi gì cho mỗi dự án?
Yêu cầu đã chốt, hạn giao, đang ở bước nào, và đang chờ gì từ bên kia — mục cuối quan trọng vì nhiều dự án đứng im vì chờ phản hồi mà không ai nhắc.
Nhận bao nhiêu việc là vừa?
Theo thời gian thật mình có, không theo cảm giác. Nhận quá tay rồi giao trễ hại quan hệ hơn là từ chối ngay từ đầu.
