Phần chứng từ là chỗ hay làm chậm dòng tiền, và phần lớn vấn đề giải quyết được bằng cách hỏi trước.
Yêu cầu cụ thể về chứng từ do quy định hiện hành và chính sách của từng đơn vị quyết định — nên hỏi bên chi trả và tham khảo người làm dịch vụ kế toán, thuế.
Hỏi trước khi giao bài
Bên chi trả cần những giấy tờ gì để thanh toán.
Câu hỏi này nên đặt ngay lúc chốt việc, không phải lúc chờ tiền.
Nhiều trường hợp chậm thanh toán chỉ vì thiếu một giấy tờ mà không ai nói ra.
Những thứ thường được yêu cầu
Giấy tờ tuỳ thân và thông tin tài khoản.
Biên bản hoặc xác nhận nghiệm thu công việc.
Chứng từ theo yêu cầu của bộ phận kế toán bên chi trả, tuỳ hình thức hoạt động của mình.
Quy trình nội bộ của bên chi trả
Nhiều nơi có kỳ thanh toán cố định trong tháng.
Nộp chứng từ sau kỳ đó là phải chờ kỳ sau — nên biết lịch của họ giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ.
Chứng từ khấu trừ
Nếu bên chi trả có khấu trừ thì đề nghị họ cấp chứng từ tương ứng.
Đề nghị ngay khi nhận tiền dễ hơn nhiều so với đi xin lại sau nhiều tháng.
Lưu trữ
Một thư mục cho mỗi năm, đặt tên tệp theo bên chi trả và tháng.
Có bản sao dự phòng.
Khi làm với bên nước ngoài
Có thêm những yêu cầu riêng về chứng từ và về nhận tiền — nên hỏi rõ từ đầu và tham khảo người có chuyên môn.
Hỏi đáp nhanh
Nên hỏi bên chi trả điều gì và khi nào?
Hỏi họ cần những giấy tờ gì để thanh toán, và hỏi ngay lúc chốt việc chứ không phải lúc chờ tiền.
Vì sao chậm thanh toán hay xảy ra?
Nhiều trường hợp chỉ vì thiếu một giấy tờ mà không ai nói ra, hoặc vì nộp chứng từ sau kỳ thanh toán cố định của bên chi trả.
Chứng từ khấu trừ nên xin khi nào?
Ngay khi nhận tiền — dễ hơn nhiều so với đi xin lại sau nhiều tháng.
Nên lưu trữ thế nào?
Một thư mục cho mỗi năm, đặt tên tệp theo bên chi trả và tháng, và có bản sao dự phòng.
